بینش کسب و کار: چگونه صنایع مختلف سیستم های مناسب POS را انتخاب می کنند

درک سیستم های POS

سیستم نقطه فروش (POS) در واقع سخت‌افزار و نرم‌افزار را ترکیب می‌کند تا تراکنش‌های فروش را دقیقاً در جایی که مشتریان پرداخت می‌کنند، مدیریت کند. فروشگاه‌های خرده‌فروشی و رستوران‌ها به طور روزانه به شدت به این سیستم‌ها متکی هستند، زیرا این سیستم‌ها به کسب‌وکارها امکان می‌دهند تا پرداخت‌ها را دریافت کنند، سطح موجودی را پیگیری کنند و حتی روابط خود را با مشتریان منظم تقویت کنند. بازار همچنین انواع مختلفی از راهکارهای POS را ارائه می‌دهد. راه‌اندازی‌های سنتی پشت ش counter قرار می‌گیرند، در حالی که نسخه‌های مبتنی بر ابری به فروشندگان آزادی بیشتری می‌دهند. به عنوان مثال از سیستم‌های ابری، صاحبان کسب‌وکار می‌توانند در حین استراحت‌های ناهاری داده‌های فروش خود را از طریق تلفن همراه بررسی کنند یا موجودی انبار را در چندین مکان فروشگاهی بدون حضور فیزیکی کنترل کنند. طبق تحقیقات، سیستم‌های خوب POS زمان تسویه حساب را حدود 30 درصد کاهش می‌دهند، که به معنای مشتریان خوشحال‌تر در صف و عملیات کلی روان‌تر برای کسب‌وکارهای پرمشغله‌ای است که سعی دارند به مردم به سرعت و بدون اشتباه خدمات دهند.

انتخاب سیستم های مناسب POS برای صنایع مختلف

انتخاب سیستم POS واقعاً به این بستگی دارد که فرد در چه صنعتی کار می‌کند. برای مثال، در خرده‌فروشی، ترمینال‌های هوشمند دیگر فقط برای پردازش پرداخت‌ها نیستند، آن‌ها به ردیابی موجودی انبار نیز کمک می‌کنند و در عین حال تجربه خرید مشتریان را بهتر می‌کنند. طبق برخی تحقیقات انجام‌شده توسط «Retail Systems Research» در سال 2023، فروشگاه‌هایی که در این سیستم‌های جدید سرمایه‌گذاری کرده‌اند، زمان تسویه حساب خود را حدود 25 درصد کاهش داده‌اند. وقتی به این فکر می‌کنیم که گاهی اوقات چقدر خرده‌فروشی پرسرعت است، این موضوع کاملاً منطقی است. سرعت در رضایت خریداران و بازگشت مجدد آن‌ها بسیار مهم است.

دستگاه‌های POS دستی تأثیر واقعی در کسب‌وکار رستوران‌ها ایجاد می‌کنند. بسیاری از رستوران‌ها و کافه‌ها اکنون به این دستگاه‌های کوچک متکی هستند تا سفارش‌ها را ثبت کنند و پرداخت‌ها را بدون ایجاد تاخیر انجام دهند. کارکنان می‌توانند به راحتی در فضای کاری حرکت کنند و در عین حال سفارش‌ها را به‌درستی ثبت کرده و پول را سریع جمع‌آوری کنند. بر اساس تحقیقات انجام‌شده توسط Hospitality Tech، مکان‌هایی که به سیستم‌های دستی منتقل شده‌اند، گزارش کرده‌اند که زمان انتظار حدوداً 15٪ کاهش یافته است. این موضوع به این معنی است که مشتریان زمان کمتری را سرگردان و گرسنه سپری می‌کنند و زمان بیشتری را در حال لذت بردن از وعده‌های خود می‌گذرانند، که به‌طور بدیهی رضایت کلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.

مراکز مراقبت های بهداشتی شروع به استفاده از مزایای این سیستم های POS موبایل اندرویدی کاربرد آسان کرده اند. این سیستم ها واقعاً به کاهش زمان انتظار بیماران هم در مطب های پزشکی و هم در داروخانه ها کمک می کنند. بر اساس یافته های اخیر از فناوری تجاری مراقبت های بهداشتی، زمانی که این راهکارهای پرداخت موبایلی به درستی مورد استفاده قرار گیرند، می توانند فرآیند تسویه حساب برای بیماران را تا حدود 30٪ تسریع کنند. این نوع از کارایی در محیط های پزشکی اهمیت زیادی دارد که زمان اغلب حیاتی است.

برای مراکز توزیع و عملیات عمده‌فروشی، دستگاه‌های بی‌سیم فروشگاهی که موجب تسریع در تسویه حساب‌ها می‌شوند، به ابزارهای ضروری تبدیل شده‌اند. این دستگاه‌ها به مدیریت موجودی‌های بزرگ کمک می‌کنند و مانع ایجاد گلوگاه در تراکنش‌ها می‌شوند. یک گزارش اخیر از سوی مدیریت توزیع مدرن در مورد عملیات انبارها انجام شد و مشخص شد که واحدهایی که این سیستم‌ها را اجرا کرده‌اند، حدود 20 درصد بهتر در ردیابی موجودی‌های خود عمل می‌کنند. این نوع بهبود، تأثیر واقعی در نحوه انجام روان روزانه عملیات در سراسر بخش دارد.

با درک این نیازهای خاص صنعت، شرکت ها می توانند سیستم های POS را انتخاب کنند که کارایی را افزایش می دهند و از نیازهای عملیاتی منحصر به فرد خود پشتیبانی می کنند.

عوامل مورد توجه در هنگام انتخاب یک سیستم POS

انتخاب سیستم POS مناسب به این معنی است که بدانید چه ویژگی‌هایی در راه‌اندازی کسب‌وکار شما در روزمره واقعاً مهم هستند. به دنبال سیستم‌هایی باشید که بتوانند تمام انواع پرداخت‌ها از جمله کارت‌های اعتباری تا کیف پول‌های موبایلی را پردازش کنند، موجودی انبار را به‌گونه‌ای ردیابی کنند که هیچ چیزی در پشت‌دفتر از دست نرود، گزارش‌های فروش مفیدی تولید کنند و شاید حتی برخی از ویژگی‌های CRM پایه‌ای را نیز داشته باشند تا مشتریان دوباره بازگردند. به عنوان مثال، Square امکان به‌روزرسانی موجودی انبار در زمان واقعی را فراهم می‌کند که از بروز لحظات ناخوشایندی مانند زمانی که مشتری درخواست کالایی را می‌دهد که در واقع تمام شده است، جلوگیری می‌کند. تحلیل‌های دقیق فروش آن همچنین به مالکان فروشگاه اطلاعاتی در مورد محصولاتی که به سرعت از قفسه‌ها فروخته می‌شوند و محصولاتی که فقط روی قفسه‌ها باقی می‌مانند و گرد و غبار می‌گیرند، ارائه می‌دهد. با اینکه این ویژگی‌ها روی کاغذ عالی به نظر می‌رسند، پیاده‌سازی صحیح آن‌ها زمان می‌برد و آموزش کارکنان برای استفاده صحیح از تمام این امکانات، نیمی از کار را انجام می‌دهد.

درجه‌ی سادگی یک چیز در استفاده نیز بسیار مهم است. وقتی کسب‌وکارها ترمینال‌های پرداخت همراه هوشمندی را انتخاب می‌کنند که کار با آن‌ها ساده باشد، زمان زیادی در آموزش کارکنان صرفه‌جویی می‌شود و تراکنش‌ها سریع‌تر انجام می‌گیرند. سیستم‌هایی که به‌صورت شهودی معقول باشند، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند و در واقع تجربه‌ی مشتری را بهتر می‌کنند. فکر کنید: وقتی صندوقداران با رابط‌های پیچیده دست و پنجه نمی‌زنند، همه طرفین برنده هستند. برخی تحقیقات نشان می‌دهند که شرکت‌ها پس از انتقال به این سیستم‌های کاربرپسندتر، حدود ۲۰ درصد کاهش در زمان لازم برای هر تراکنش را شاهد هستند. این یعنی مشتریان در مجموع خوشحال‌ترند، چون دیگر کسی دوست ندارد تا ابد در صف صندوق بایستد.

توانایی همکاری با سایر ابزارها برای هر سیستم POS خوب به همان اندازه اهمیت دارد. این سیستم‌ها باید به درستی با مواردی مانند بسته‌های حسابداری، فروشگاه‌های آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت رابطه با مشتری متصل شوند تا تمامی فرآیندها در سراسر کسب‌وکار به‌خوبی پیش برود. وقتی بخش‌های مختلف عملیات با یکدیگر ارتباط داشته باشند، داده‌ها در بین بخش‌ها به‌درستی حفظ می‌شوند، عملیات روزمره سریع‌تر انجام می‌گیرد و اطلاعات بهتری برای تصمیم‌گیری مدیران فراهم می‌شود. شرکت‌هایی که سیستم‌های خود را به یکدیگر متصل کرده‌اند، می‌توانند بسیاری از کارهای تکراری را که در غیر این صورت وقت کارمندان را می‌گرفت، اتوماتیک کنند. به جای صرف صدها ساعت برای وارد کردن داده‌ها به صورت دستی، کارکنان می‌توانند وقت بیشتری را در اختیار مشتریان قرار دهند و راه‌های رشد کسب‌وکار را در پیش بگیرند.

ارزیابی هزینه ها و تخصیص بودجه

درک هزینه‌های واقعی سیستم‌های نقطه فروش (POS) هنگام برنامه‌ریزی بودجه بسیار مهم است. این هزینه‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: موارد یک‌باره در ابتدا و موارد ماهانه که هر ماه تکرار می‌شوند. در مرحله اول، کسب‌وکارها باید وجه نقدی برای خرید تجهیزات سخت‌افزاری مانند دستگاه‌های ترمینال، اسکنرهای بارکد دستی، و چاپگرهای فیش که طی روز به‌طور مداوم کاغذ چاپ می‌کنند، پرداخت کنند. گاهی اوقات هم هزینه‌های اولیه برای خرید لایسنس نرم‌افزار یا پرداخت هزینه‌های راه‌اندازی توسط ارائه‌دهندگان در میان می‌رود. سپس هزینه‌های ماهانه که هر ماه به حساب می‌آیند، ظاهر می‌شوند. این هزینه‌ها معمولاً شامل اشتراک‌های به‌روزرسانی نرم‌افزار، بازرسی‌های نگهداری منظم برای اطمینان از کارکرد صحیح سیستم، و هزینه‌های تراکنشی است که توسط پردازشگران پرداخت مختلفی که با آنها قرارداد دارید دریافت می‌شود. برخی شرکت‌ها بسته به نحوه پردازش پرداخت‌های کارت اعتباری، هزینه‌های بیشتری نسبت به دیگران دریافت می‌کنند، بنابراین این بخش می‌تواند بین راهکارهای مختلف POS متفاوت باشد.

سرمایه‌گذاری در یک سیستم فروش خوب، در بلندمدت برای کسب‌وکارها سودآور خواهد بود. البته خرید آن در ابتدا هزینه‌بر است، اما تمام این ویژگی‌های اضافی و ادغام بهتر معمولاً در آینده هزینه‌ها را کاهش داده و فروش بیشتری را نیز به همراه می‌آورد. ترمینال‌های مدرن POS واقعاً در کاهش زمان انتظار و به حداقل رساندن اشتباهات در ثبت خریدها در صندوق نقش بزرگی دارند. مشتریان به این بهبودها توجه می‌کنند و به دلیل تجربه بهتر، دوباره بازمی‌گردند. بنابراین هزینه کردن برای یک سیستم POS با کیفیت مناسب، تنها به معنای رفع مشکلات عملیاتی نیست، بلکه به رشد کسب‌وکار نیز کمک می‌کند، زیرا فرآیندهای روزانه سریع‌تر و قابل اعتمادتری را فراهم می‌کند که همه چیز را بدون مشکل پیش می‌برد.

اهمیت انتخاب پستی که در آینده قابل پیش بینی است

در انتخاب یک سیستم نقطه فروش (POS) در این روزها، تطبیق با فناوری جدید فقط یک مزیت نیست، بلکه تقریباً ضروری محسوب می‌شود. پرداخت‌های موبایلی و تراکنش‌های بدون تماس در همه جا در حال گسترش هستند، بنابراین کسب‌وکارها به سیستم‌هایی نیاز دارند که بتوانند با این روند نگام بمانند. خبر خوب این است که مشتریان از تسویه حساب سریع‌تر خوششان می‌آید و کسب‌وکارها هم زمان صرفه‌جویی می‌کنند، چون پول سریع‌تر از صندوق عبور می‌کند. یک پیکربندی هوشمند POS که بتواند تمام این تغییرات را مدیریت کند، مشتریان خوشحالی را رقم می‌زند که دوست ندارند وقت خود را در صف‌ها تلف کنند. فروشگاه‌هایی که این موضوع را به خوبی پیاده‌سازی می‌کنند معمولاً از رقبایی که هنوز با دستگاه‌های قدیمی کار می‌کنند، متمایز می‌شوند، حتی اگر دقیقاً در صدر نوآوری فناوری قرار نداشته باشند.

هنگام انتخاب یک سیستم POS برای سرمایه‌گذاری، مقیاس‌پذیری اهمیت دارد. بیشتر کسب‌وکارها متوجه تغییر نیازهای فنی خود می‌شوند که با رشد کسب‌وکار به وجود می‌آید. یک راه‌حل خوب POS باید بتواند در آینده با مشکلات ناشی از رشد کسب‌وکار کنار بیاید. به دنبال سیستم‌هایی باشید که به فروشگاه‌ها این امکان را بدهند تا در دوره‌های شلوغ‌تر تعداد بیشتری معامله را مدیریت کنند، قابلیت اضافه کردن ویژگی‌هایی مانند برنامه‌های وفاداری را در آینده داشته باشند و بدون اینکه نیاز باشد تمام سیستم از نو راه‌اندازی شود، با هر تغییری تطبیق پیدا کنند. تجربیات واقعی نشان می‌دهد که کسب‌وکارها اغلب با تغییرات غیرمنتظره در حجم کار یا نیازهای عملکردی مواجه می‌شوند. سیستم مقیاس‌پذیر مناسب این سردرد را از بین می‌برد که مجبور شوید دوباره از اول شروع کنید یا هزینه‌های زیادی برای به‌روزرسانی‌های گران‌قیمت پرداخت کنید.

بهترین شیوه ها برای اجرای یک سیستم POS جدید

هنگام معرفی یک سیستم فروش جدید، کسب‌وکارها باید به‌خوبی برنامه‌ریزی کنند و همه افراد دخیل را به‌درستی آموزش دهند تا اجرای آن به‌خوبی انجام شود. در اینجا یک برنامه خوب کاملاً ضروری است که دقیقاً مشخص کند چه کارهایی باید انجام شود، چه زمانی و چه کسی مسئول هر وظیفه است و همچنین مدت زمان لازم برای هر کار. کارکنان باید قبل از راه‌اندازی نهایی، تجربه کار با تمامی بخش‌های مختلف نرم‌افزار جدید را داشته باشند. این نوع آماده‌سازی به کارمندان اجازه می‌دهد تا با فناوری جدید راحت شوند و در ساعات شلوغی باعث کندی در خدمات نشوند. علاوه بر این، کارکنانی که سیستم را به‌خوبی می‌شناسند قادر خواهند بود سریع‌تر به سوالات مشتریان در مورد جزئیات تراکنش‌ها، سیاست‌های بازگشت کالا یا حتی پیشنهاد کالاهای تکمیلی بر اساس تاریخچه خرید پاسخ دهند.

نگه داشتن چشم بر اتفاقات و ایجاد تغییرات در صورت نیاز، نقش مهمی در بهره‌برداری بهینه از یک سیستم فروش در محل (POS) ایفا می‌کند. با بررسی اعداد و ارقامی مانند زمان انجام تراکنش‌ها و میزان آماده‌بودن سیستم، می‌توانید نقاطی که امکان بهبود وجود دارد را شناسایی کنید. جمع‌آوری نظرات افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند، چه کارمندان و چه مشتریان، بینش‌های ارزشمندی برای رفع سریع مشکلات و افزایش عملکرد کلی فراهم می‌کند. تغییرات کوچک و تدریجی در طول زمان به این دلیل است که سیستم POS به‌خوبی با اهداف کسب‌وکار و انتظارات امروزی مشتریان همراه شود. فروشگاه‌های زیادی دریافته‌اند که تنظیم‌های منظم باعث کاهش ناراحتی‌ها در زمان تسویه حساب و افزایش رضایت مشتریانی می‌شود که از درب فروشگاه عبور می‌کنند.