Poslovni uvidi: Kako različite industrije biraju prave POS sisteme

Razumijevanje POS sistema

Sistem za naplatu (POS) u osnovi kombinuje hardver i softver kako bi upravljao transakcijama prodaje upravo na mjestu gdje kupci vrše plaćanje. Trgovine i restorani svakodnevno u velikoj mjeri ovise o ovim sistemima, jer omogućavaju poslovanje da prihvati plaćanja, prati nivoe zaliha i čak izgrađuje odnose sa redovnim kupcima. Tržište takođe nudi različite vrste POS rješenja. Tradicionalne instalacije se postavljaju iza pulta, dok noviji oblak (cloud) bazirani sistemi trgovcima nude znatno veću slobodu. Uzmite za primjer cloud sisteme – vlasnici mogu provjeriti podatke o prodaji sa svog telefona tokom ručnih pauza ili pratiti zalihe u više lokacija trgovina bez fizičkog prisustvovanja. Prema istraživanjima, kvalitetni POS sistemi zapravo skraćuju vrijeme naplate za oko 30%, što znači zadovoljnije kupce u redu i glađe operacije za poslovne subjekte koji pokušavaju brzo da posluju bez grešaka.

Izbor odgovarajućih POS sistema za različite industrije

Izbor POS sistema zaista zavisi od toga u kojoj industriji neko radi. Uzmimo primjerice maloprodaju – pametni terminali više nisu samo za obradu plaćanja, oni takođe pomažu u praćenju nivoa zaliha, istovremeno čineći kupce sretnijima tijekom njihovog kupovinskog iskustva. Prema istraživanju iz 2023. godine provedenom od strane istraživačke grupe za maloprodaju (Retail Systems Research), trgovine koje su investirale u ove nove sisteme su vidjele smanjenje vremena na blagajni za oko 25%. Ima smisla kada razmislimo koliko je maloprodaja ponekad brzoprotična, zar ne? Brzina je vrlo važna za održavanje zadovoljstva kupaca i njihovo vraćanje.

Ručni POS uređaji čine stvarnu razliku u restoranskom poslovanju. Mnogi restorani i kafići sada se oslanjaju na ove male uređaje da bi primali narudžbe i obrađivali plaćanja, bez usporenja procesa. Osoblje se može slobodno kretati i istovremeno tačno prihvatiti narudžbe i brzo prikupiti novac. Prema istraživanju iz Hospitality Tech-a, lokacije koje su prešle na ručne sisteme prijavile su smanjenje vremena čekanja za otprilike 15%. To znači da kupci provedu manje vremena čekajući gladni i više vremena uživajući u svojim jelima, što naravno u konačnici povećava njihovu zadovoljstvo.

Zdravstvene ustanove počinju primjećivati prednosti jednostavnih za korištenje mobilnih Android POS sistema. Stvarno pomažu u smanjenju vremena čekanja pacijenata, i u ordinacijama liječnika i u ljekarnama. Prema nedavnim istraživanjima objavljenim u časopisu Healthcare Business Tech, kada se ove mobilne sistemi za plaćanje pravilno koriste, mogu ubrzati proces naplate za pacijente otprilike 30%. Takva efikasnost je izuzetno važna u medicinskim okolnostima gdje je vrijeme često kritičan faktor.

Za distributivne centre i veleprodajne operacije, bežični uređaji za prodaju koji ubrzavaju naplatu postali su neophodni alati. Oni pomažu u upravljanju velikim zalihama i omogućavaju da transakcije brzo teku, bez gužvi. Nedavno izvještenje iz Modern Distribution Management-a analiziralo je operacije skladišta i utvrdilo da objekti koji koriste ove sisteme imaju oko 20% bolje rezultate u praćenju zaliha. Ovakav napredak znatno doprinosi učinkovitom odvijanju dnevnih operacija širom sektora.

Razumevanjem ovih potreba specifičnih za industriju, preduzeća mogu odabrati POS sisteme koji poboljšavaju efikasnost i podržavaju njihove jedinstvene operativne zahtjeve.

Faktori koje treba uzeti u obzir prilikom izbora POS sistema

Odabir pravog POS sistema znači znati koje funkcije zaista imaju značaja za glatko vođenje posla iz dana u dan. Potražite sisteme koji mogu procesuirati sve vrste plaćanja, od kreditnih kartica do mobilnih novčanika, pratiti zalihu kako ništa ne bi završilo izašlo iz skladišta, generisati korisne izvještaje o prodaji i možda čak imati i osnovne CRM funkcije kako biste zadržali kupce da se vraćaju. Uzmite za primjer Square, koji nudi ažuriranje zalih u realnom vremenu, što pomaže u izbjegavanju nelagodnih situacija kada kupac zatraži nešto što je već rasprodato. Njihova detaljna analitika prodaje također daje vlasnicima trgovina uvid u proizvode koji se brzo prodaju u odnosu na one koji samo leže i pokupljuju prašinu. Iako ove funkcije zvuče odlično na papiru, njihova pravilna implementacija zahtijeva vrijeme, a obuka osoblja da sve pravilno koristi je već pola bitke.

Takođe je važno koliko je nešto jednostavno za korištenje. Kada poslovni subjekti odaberu pametne mobilne uređaje za plaćanje koji su jednostavni za upotrebu, time štede dosta vremena na obučavanju zaposlenih i brže izvode transakcije. Sistemi koji su intuitivni smanjuju greške i zapravo poboljšavaju doživljaj kupaca. Zamislite: kada blagajnici ne moraju da se bore sa komplikovanim interfejsima, svi dobijaju. Neki istraživanja pokazuju da kompanije ostvaruju pad od oko 20 posto u trajanju svake transakcije kada pređu na ove jednostavnije sisteme. To znači zadovoljnije kupce, jer nitko više ne voli da čeka beskonačno dugo kod blagajni.

Sposobnost da se radi zajedno sa drugim alatom jednako je važna za svaki dobar POS sistem. Ovi sistemi trebaju se pravilno povezati sa stvarima poput računovodstvenih paketa, online prodavnica i softvera za upravljanje odnosima sa kupcima kako bi se osiguralo glatko funkcionisanje širom poslovanja. Kada različiti dijelovi operacije komuniciraju jedni s drugima, to održava tačne podatke širom odjela, ubrzava svakodnevne operacije i pruža menadžerima bolje informacije prilikom odlučivanja. Kompanije koje imaju povezane sisteme mogu automatizovati veliki broj ponavljajućih se poslova koji bi inače oduzimali vrijeme zaposlenima. Umjesto da provedu sate rada ručnim unosom podataka, članovi osoblja mogu posvetiti više vremena pomoći kupcima i razmišljanju o načinima za razvoj posla.

Procjena troškova i budžetskih raspodjela

Važno je imati jasnu sliku o stvarnim troškovima sistema za naplatu (POS), kada planirate budžet. Troškovi se dijele u dvije glavne kategorije: jednokratni troškovi i mesečni troškovi. Na početku, poslovne subjekte čekaju jednokratni troškovi za različitu hardversku opremu. Mislimo na terminalne uređaje, skenera barkoda koje zaposleni drže u ruci, kao i štampače računa koji izbacuju papir tijekom dana. Ponekad se takođe ulaže i dodatna sredstva u licencu za softver ili naknade za instalaciju kod dobavljača. Zatim dolaze mesečni troškovi koji se stalno pojavljuju. Obično uključuju pretplatu za ažuriranje softvera, redovno održavanje kako bi sve išlo bez problema i naknadu za transakcije koje naplaćuju različiti procesori plaćanja. Neke kompanije naplaćuju više od drugih, ovisno o načinu obrade kreditnih kartica, pa ova komponenta može značajno varirati između različitih POS rješenja.

Ulaganje novca u dobar sistem za naplatu isplati se poslovnim subjektima na duži rok. Naravno, kupnja takvog sistema unaprijed iznosi dosta, ali sve te dodatne funkcije i bolja integracija obično uštede novac na duži rok, a istovremeno povećaju i prodaju. Savremeni POS terminali zaista čine razliku na blagajnama, jer skraćuju vrijeme čekanja i smanjuju greške prilikom naplate kupovine. Kupci primjećuju ova poboljšanja i češće se vraćaju jer im je ukupno iskustvo bilo bolje. Dakle, trošak za kvalitetan POS sistem nije samo pitanje rešavanja operativnih problema, već zapravo pomaže rastu posla kroz brže i pouzdanije procese koji omogućavaju glatko funkcionisanje bez prekida.

Važnost da se izbor POS-a bude siguran za budućnost

Kada odabirete sistem za naplatu (POS), prilagođavanje novoj tehnologiji više nije samo poželjno već gotovo neophodno. Mobilne uplate i bezkontaktne transakcije sve više se koriste, pa su poslovnim subjektima potrebni sistemi koji mogu da prate tempo. Dobra strana je da kupcima odgovara brža naplata, a poslovanje je efikasnije jer novac brže prolazi kroz kase. Proučen POS sistem koji može da upravlja svim ovim promjenama čini kupce zadovoljnim jer ne žele da čekaju. Trgovine koje ovo dobro riješe ističu se u odnosu na konkurenciju koja još uvek koristi stare kase, čak i ako ne vode trendove u tehnološkim inovacijama.

Mjerodavna skalabilnost prilikom odabira POS sistema za investiciju. Većina poslova ustanovljava da se tehničke potrebe mijenjaju kako rastu. Dobar POS sistem treba da podnese rast i izazove u budućnosti. Potražite sisteme koji omogućavaju dućanima da obavljaju više transakcija u gužvama, dodaju značajke poput programa lojalnosti kasnije i prilagode se svemu što uslijedi, bez potrebe da se cijela postava odbaci. Iz iskustva u praksi se pokazuje da poslovi često nailaze na neočekivane promjene u obimu ili funkcionalnim zahtjevima. Pravi skalabilni sistem sprječava te glavobolje i potrebu za dodatnim troškovima skupih nadogradnji prilikom širenja poslovanja.

Najbolje prakse za implementaciju novog POS sistema

Kada kompanije uvode novi sistem za prodaju, potrebno je da planiraju unaprijed i pravilno obuče sve zaposlene ukoliko žele da proces bude glatko. Dobar plan je neophodan, nešto što tačno definiše šta treba uraditi, kada, ko je odgovoran za svaki zadatak i koliko dugo bi sve trebalo da traje. Zaposleni moraju da imaju praktično iskustvo sa svim aspektima novog softvera prije puštanja u rad. Ovakva priprema omogućava zaposlenima da se osjećaju samopouzdano sa tehnologijom kako ne bi usporavali usluge u vremenu gužvi. Osim toga, zaposleni koji dobro poznaju sistem mogu brže odgovarati na upite kupaca o detaljima transakcija, politici povraćaja ili čak predložiti proizvode koji se dopunjuju na osnovu historije kupovine.

Praćenje situacije i pravljenje promjena kada god je potrebno igra važnu ulogu u maksimalnom iskorištenju novog sistema naplate. Pogledajte brojke poput trajanja transakcija i učestalosti održavanja sistema u radu kako biste uočili gdje su moguće poboljšanja. Prikupljanje mišljenja od ljudi koji sistem koriste svakodnevno, bilo da rade tamo ili kupuju, daje važne smjernice za brzo uklanjanje problema i poboljšanje ukupnog učinka. Postepene manje prilagodbe zadržavaju POS sistem u skladu sa ciljevima poslovanja i očekivanjima kupaca danas. Mnogi trgovci primjećuju da redovno podešavanje rezultira manje frustracije na blagajnama i zadovoljnijim kupcima koji ulaze kroz njihova vrata.