ব্যবসায়িক অন্তর্দৃষ্টিঃ বিভিন্ন শিল্প কীভাবে সঠিক পিওএস সিস্টেমগুলি বেছে নেয়

পোস সিস্টেম বুঝতে পারা

একটি পয়েন্ট অফ সেল (পিওএস) সিস্টেম মূলত হার্ডওয়্যার এবং সফটওয়্যার একত্রিত করে যাতে গ্রাহকরা যেখানে অর্থ প্রদান করেন সেখানেই লেনদেন সম্পন্ন করা যায়। খুচরা দোকান এবং রেস্তোরাঁগুলি দৈনিক ভিত্তিতে এই ধরনের সিস্টেমের উপর নির্ভরশীল কারণ এগুলি ব্যবসায়কে অর্থ প্রদান গ্রহণ, স্টক মাত্রা ট্র্যাক রাখা এবং এমনকি নিয়মিত ক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তোলার সুযোগ দেয়। বাজার বিভিন্ন ধরনের পিওএস সমাধানও সরবরাহ করে। ঐতিহ্যবাহী সেটআপগুলি কাউন্টারের পিছনে বসানো থাকে যেখানে নতুন ক্লাউড-ভিত্তিক সংস্করণগুলি ব্যবসায়ীদের অনেক বেশি স্বাধীনতা প্রদান করে। ক্লাউড সিস্টেমের উদাহরণ নিন, মালিকরা দুপুরের বিরতিতে তাদের ফোন থেকে বিক্রয়ের তথ্য পরীক্ষা করতে পারেন বা একাধিক স্থানে মজুত পরিদর্শন করতে পারেন না শারীরিকভাবে উপস্থিত থেকে। গবেষণা অনুসারে, ভালো পিওএস সিস্টেম আসলে চেকআউটের সময় 30% কমিয়ে দেয়, যার অর্থ লাইনে দাঁড়ানো গ্রাহকদের খুশি রাখা এবং ব্যস্ত ব্যবসাগুলির জন্য ভালো পরিচালনা করা যাতে দ্রুত ভুল ছাড়াই মানুষকে পরিবেশন করা হয়।

ভিন্ন শিল্পের জন্য সঠিক POS সিস্টেম নির্বাচন করা

পয়েন্ট অফ সেল সিস্টেমের বিষয়ে পছন্দটি প্রকৃতপক্ষে নির্ভর করে কোন শিল্পে কেউ কাজ করছেন। যেমন ধরুন খুচরো ব্যবসায়, স্মার্ট টার্মিনালগুলি এখন শুধুমাত্র অর্থ প্রদানের ব্যাপার নয়, স্টক মাত্রা পর্যবেক্ষণ করার ব্যাপারও, সেইসাথে ক্রেতাদের কেনাকাটির অভিজ্ঞতা আরও আনন্দদায়ক করে তোলে। 2023 সালে রিটেল সিস্টেমস রিসার্চ থেকে কিছু গবেষণা অনুসারে, যেসব দোকান এই নতুন সিস্টেমগুলিতে বিনিয়োগ করেছিল তাদের চেকআউট সময় প্রায় 25% কমেছিল। খুচরো ব্যবসার ক্ষেত্রে কখনো কখনো কত দ্রুত গতির প্রয়োজন হয় তা ভাবলে এটি যুক্তিযুক্ত মনে হয়, তাই নয় কি? ক্রেতাদের সন্তুষ্ট রাখা এবং তাদের পুনরায় আসার নিশ্চয়তা দেওয়ার ব্যাপারে গতি অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

হ্যান্ডহেল্ড পয়েন্ট অফ সেল মেশিনগুলি রেস্তোরাঁ ব্যবসায় প্রকৃত পার্থক্য তৈরি করে। অনেক খাবারের দোকান এবং কফি শপগুলি এখন অর্ডার নেওয়ার জন্য এবং অর্থ প্রদান করার জন্য এই ছোট ছোট যন্ত্রগুলির উপর নির্ভর করে যাতে কোনও বিলম্ব না হয়। কর্মীদের স্বাধীনভাবে ঘুরে বেড়ানোর সুযোগ থাকে কিন্তু তবুও অর্ডারগুলি সঠিকভাবে পাওয়া যায় এবং দ্রুত অর্থ আদান-প্রদান হয়। হসপিটালিটি টেক থেকে প্রাপ্ত তথ্য অনুযায়ী, যেসব স্থান হ্যান্ডহেল্ড সিস্টেমে স্যুইচ করেছে সেখানে অপেক্ষা করার সময় প্রায় 15% কমেছে। এর অর্থ হল যে ক্রেতারা কম সময় অপেক্ষা করছেন এবং তাদের খাবার উপভোগ করছেন, যা স্পষ্টতই তাদের সন্তুষ্টির পরিমাণ বাড়িয়ে দেয়।

স্বাস্থ্যসেবা সুবিধাগুলি সহজ-ব্যবহারযোগ্য মোবাইল অ্যান্ড্রয়েড পয়েন্ট অফ সেল সিস্টেমগুলির সুবিধা দেখতে শুরু করেছে। ডাক্তারের ক্লিনিক এবং ওষুধের দোকান দুটোতেই রোগীদের অপেক্ষা করার সময় কমাতে এগুলি প্রকৃতপক্ষে সাহায্য করে। হেলথকেয়ার বিজনেস টেক এর সাম্প্রতিক খোঁজ অনুযায়ী, যখন এই মোবাইল পেমেন্ট সমাধানগুলি ঠিকভাবে ব্যবহৃত হয়, তখন রোগীদের চেকআউট প্রক্রিয়াটি প্রায় 30% দ্রুত করে দেয়। চিকিৎসা পরিবেশে যেখানে সময় প্রায়শই অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, সেখানে এমন দক্ষতা অনেক কিছুর জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

বিতরণ কেন্দ্র এবং পাইকারি অপারেশনের জন্য, যেসব ওয়্যারলেস পয়েন্ট অফ সেল ডিভাইস চেকআউট প্রক্রিয়াকে দ্রুত করে তোলে, সেগুলি এখন অপরিহার্য হয়ে উঠেছে। এগুলি বড় মজুত পরিচালনায় সাহায্য করে এবং লেনদেনকে ধীরে ধীরে না রেখে দ্রুত সম্পন্ন করতে সাহায্য করে। "মডার্ন ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট"-এর একটি সদ্য প্রকাশিত রিপোর্টে গুদামজাতকরণ কার্যক্রম নিয়ে আলোচনা করেছে এবং দেখা গেছে যে এ ধরনের সিস্টেম প্রয়োগ করা সুবিধাগুলিতে মজুতের জিনিসপত্র ট্র্যাক করার ব্যাপারে প্রায় 20% ভালো ফলাফল পাওয়া যায়। এ ধরনের উন্নতি খুবই বাস্তব প্রভাব ফেলে সেক্টরজুড়ে দৈনন্দিন কার্যক্রম কতটা মসৃণভাবে চলছে তার উপর।

এই শিল্প-সংক্রান্ত প্রয়োজন বুঝতে পারলে, ব্যবসায় কার্যক্ষমতা বাড়ানো এবং তাদের বিশেষ অপারেশনাল প্রয়োজন সমর্থন করতে সঠিক POS পদ্ধতি নির্বাচন করা যায়।

POS সিস্টেম নির্বাচনের সময় বিবেচনা করতে হবে কিছু ফ্যাক্টর

সঠিক পয়েন্ট অফ সেল (পিওএস) সিস্টেম বেছে নেওয়ার অর্থ হল দৈনিক কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণের জন্য কোন বৈশিষ্ট্যগুলি প্রকৃতপক্ষে গুরুত্বপূর্ণ তা জানা। এমন সিস্টেম খুঁজুন যা ক্রেডিট কার্ড থেকে মোবাইল ওয়ালেট পর্যন্ত সকল ধরনের অর্থ প্রদান প্রক্রিয়া করতে পারে, গুদামজাত পণ্যের হিসাব রাখে যাতে কোন কিছু গুদামে হারিয়ে না যায়, বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করে এবং গ্রাহকদের পুনরায় আনার জন্য কিছু মৌলিক সিআরএম বৈশিষ্ট্যও থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, স্কোয়ার এমন একটি সিস্টেম যা গুদামজাত পণ্যের আপডেট প্রদান করে যার ফলে গ্রাহক যখন কোন পণ্য চান যা আসলেই বিক্রি হয়ে গেছে তখন সেই অস্বস্তিকর মুহূর্তগুলি এড়ানো যায়। তাদের বিস্তারিত বিক্রয় বিশ্লেষণ দোকান মালিকদের জানার সুযোগ দেয় কোন পণ্যগুলি দ্রুত বিক্রি হচ্ছে এবং কোনগুলি শুধু ধুলো জমাচ্ছে। যদিও এসব বৈশিষ্ট্য কাগজে ভালো লাগে, সঠিকভাবে বাস্তবায়ন করতে সময় লাগে এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া হল সেই লড়াইয়ের অর্ধেক জয়।

ব্যবহার করা কতটা সহজ সেটাও অনেক গুরুত্বপূর্ণ। যখন ব্যবসাগুলো স্মার্ট মোবাইল পেমেন্ট টার্মিনাল বাছাই করে যেগুলো পরিচালনা করা সহজ, তখন তাদের কর্মচারীদের প্রশিক্ষণে অনেক সময় বাঁচে এবং লেনদেন দ্রুত সম্পন্ন হয়। যেসব সিস্টেম সহজে বোঝা যায় সেগুলো ভুলের পরিমাণ কমায় এবং গ্রাহকদের অভিজ্ঞতা আসলেই উন্নত করে। ভেবে দেখুন: যখন নগদ লেনদেনকারীরা জটিল ইন্টারফেসের সঙ্গে লড়াই করছেন না, তখন প্রত্যেকেই জয়ী হয়। কিছু গবেষণায় দেখা গেছে যে এই সহজতর সিস্টেমগুলোতে স্যুইচ করার পর প্রতিটি লেনদেনের সময় প্রায় 20 শতাংশ কমে যায়। এর অর্থ হল সামগ্রিকভাবে গ্রাহকরা খুশি হন কারণ আর কেউই চেকআউট কাউন্টারে চিরকাল অপেক্ষা করতে পছন্দ করেন না।

যে কোনও ভালো পয়েন্ট অফ সেল (POS) সিস্টেমের জন্য অন্যান্য টুলগুলির সাথে সমন্বয় করে কাজ করার ক্ষমতা তেমনই গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসায়ের সমস্ত কিছু মসৃণভাবে চলতে এই সিস্টেমগুলির অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ, অনলাইন স্টোর এবং ক্রেতা সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের মতো জিনিসগুলির সাথে সঠিকভাবে সংযোগ করা প্রয়োজন। যখন অপারেশনের বিভিন্ন অংশগুলি পরস্পরের সাথে কথা বলে, তখন এটি বিভাগগুলি জুড়ে সমস্ত তথ্য সঠিক রাখে, দৈনন্দিন কাজগুলি দ্রুত সম্পন্ন করে এবং ব্যবস্থাপকদের সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় ভালো তথ্য সরবরাহ করে। যেসব প্রতিষ্ঠান তাদের সিস্টেমগুলি সংযুক্ত করে রাখে তারা অনেকগুলি পুনরাবৃত্ত কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে পারে যা অন্যথায় কর্মচারীদের সময় নিত। হাতে করে তথ্য প্রবেশের জন্য ঘন্টার পর ঘন্টা সময় না দিয়ে কর্মীদের কাস্টমারদের সাহায্য করতে এবং ব্যবসা বাড়ানোর উপায়গুলি নিয়ে চিন্তা করতে বেশি সময় পায়।

খরচ এবং বাজেট বরাদ্দ মূল্যায়ন

পয়েন্ট অফ সেল (পিওএস) সিস্টেমগুলির প্রকৃত খরচ কী তা বোঝা বাজেট পরিকল্পনার ক্ষেত্রে বেশ গুরুত্বপূর্ণ। খরচগুলি মূলত দুটি প্রধান শ্রেণিতে পড়ে: প্রাথমিক খরচ এবং মাসে মাসে চলতি খরচ। প্রথম দিকে, ব্যবসাগুলির বিভিন্ন ধরনের হার্ডওয়্যার সরঞ্জামের জন্য অর্থ প্রদান করতে হয়। এর মধ্যে রয়েছে টার্মিনাল মেশিনগুলি, বারকোড স্ক্যানার যা কর্মচারীদের হাতে থাকে, এবং রসিদ প্রিন্টারগুলি যা দিনের পর দিন কাগজ ছাপাতে থাকে। কখনও কখনও সফটওয়্যার লাইসেন্স কেনার জন্য বা প্রদানকারীদের কাছে সেটআপ চার্জ হিসাবে অর্থ প্রদানের জন্য সঙ্গে সঙ্গে অর্থ ব্যয় হয়। তারপরে মাসিক বিলের কথা আসে যা থামে না। এগুলি সাধারণত সফটওয়্যার আপডেট রাখার জন্য সাবস্ক্রিপশন, সবকিছু মসৃণভাবে চলছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণ এবং বিভিন্ন পেমেন্ট প্রসেসরদের দ্বারা আরোপিত লেনদেন ফি দিয়ে কাটানো হয়। কিছু কোম্পানি ক্রেডিট কার্ড পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণের উপর ভিত্তি করে আরও বেশি চার্জ করে, তাই এই অংশটি বিভিন্ন পিওএস সমাধানের মধ্যে বেশ পার্থক্য হতে পারে।

ব্যবসার দৃষ্টিকোণ থেকে একটি ভালো পয়েন্ট অফ সেল সিস্টেমে বিনিয়োগ করা দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা হিসেবে ব্যবসার জন্য লাভজনক প্রমাণিত হয়। অবশ্যই, এটি কেনার সময় প্রাথমিক খরচ অনেক হয়, কিন্তু অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলি এবং আরও ভালো ইন্টিগ্রেশন সাধারণত পরবর্তীতে অর্থ সাশ্রয় করে এবং বিক্রয় বৃদ্ধিতেও সহায়তা করে। আধুনিক POS টার্মিনালগুলি কাউন্টারে কাজ করার সময় অপেক্ষা করার সময় কমায় এবং ক্রয়ের হিসাব নেওয়ার সময় ভুলগুলি কমায়। গ্রাহকরা এই উন্নতি লক্ষ্য করেন এবং মোটামুটি ভালো অভিজ্ঞতার কারণে আবার ফিরে আসেন। তাই একটি ভালো মানের POS ব্যবস্থায় বিনিয়োগ শুধুমাত্র পরিচালনার সমস্যা সমাধানের জন্য নয়, বরং দ্রুত এবং নির্ভরযোগ্য দৈনন্দিন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে ব্যবসা বৃদ্ধির জন্যও সহায়ক যা সবকিছু সুষ্ঠুভাবে চালিত রাখে।

আপনার POS নির্বাচন ভবিষ্যৎ-সাব্যস্ত করার গুরুত্ব

বর্তমানে একটি পয়েন্ট অফ সেল (পিওএস) সিস্টেম বাছাই করার সময়, নতুন প্রযুক্তির সঙ্গে খাপ খাওয়ানো শুধুমাত্র কাঙ্ক্ষিত বিষয় নয়, বরং প্রায় অপরিহার্য বিষয়। মোবাইল পেমেন্ট এবং কন্ট্যাক্টলেস লেনদেন সর্বত্র জনপ্রিয়তা লাভ করছে, তাই ব্যবসাগুলির প্রয়োজন এমন সিস্টেমের যা সমসাময়িক প্রযুক্তির সঙ্গে তাল মিলিয়ে চলতে পারে। ভালো খবর হলো এটাই যে গ্রাহকদের দ্রুত চেকআউটের বিষয়টি পছন্দ লাগে, এবং ব্যবসাগুলি সময় বাঁচাতে পারে কারণ টাকা রেজিস্টারের মাধ্যমে দ্রুত গতিতে আদানপ্রদান হয়। এই সকল পরিবর্তনগুলি মোকাবেলা করতে পারা একটি স্মার্ট পিওএস সেটআপ হলে গ্রাহকদের অপেক্ষা করতে হয় না এবং তারা সন্তুষ্ট থাকেন। যেসব দোকান এটি সঠিকভাবে করে, তারা প্রতিযোগীদের থেকে আলাদা হয়ে যায় যারা এখনও পুরানো ক্যাশ রেজিস্টারের সঙ্গে আটকে রয়েছে, যদিও তারা প্রযুক্তি নবায়নে অগ্রণী না-ও হতে পারেন।

বিনিয়োগের জন্য একটি পয়েন্ট অফ সেল সিস্টেম বাছাই করার সময় স্কেলযোগ্যতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বেশিরভাগ ব্যবসাই দেখে যে তাদের প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তা বড় হওয়ার সাথে সাথে পরিবর্তিত হয়। ভালো পয়েন্ট অফ সেল সমাধানটি দীর্ঘমেয়াদে বৃদ্ধির সমস্যা মোকাবিলা করতে সক্ষম হবে। এমন সিস্টেমগুলি খুঁজুন যা ব্যস্ত সময়ে দোকানগুলিকে আরও বেশি লেনদেন পরিচালনার অনুমতি দেয়, পরে অনুগত্য প্রোগ্রামের মতো বৈশিষ্ট্য যোগ করা যায় এবং সেটআপ সম্পূর্ণরূপে বাতিল না করেই পরবর্তী পরিবর্তনগুলির সাথে খাপ খাইয়ে নেয়। বাস্তব অভিজ্ঞতা দেখিয়েছে যে ব্যবসাগুলি প্রায়ই পরিমাণ বা কার্যকারিতার প্রয়োজনীয়তায় অপ্রত্যাশিত পরিবর্তনের মুখোমুখি হয়। সঠিক স্কেলযোগ্য সিস্টেম অপারেশন বাড়ানোর সময় পুনঃআরম্ভ বা ব্যয়বহুল আপডেটগুলির জন্য অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করা থেকে এই ধরনের মাথাব্যথা এড়ায়।

নতুন POS সিস্টেম বাস্তবায়নের জন্য সেরা প্রaksi

নতুন পয়েন্ট অফ সেল সিস্টেম চালু করার সময়, ব্যবসাগুলি অবশ্যই এগিয়ে ভাবতে হবে এবং সঠিকভাবে প্রশিক্ষণ দিতে হবে যদি তারা জিনিসগুলি মসৃণভাবে নিয়ে যেতে চান। এখানে একটি ভালো পরিকল্পনা অত্যন্ত প্রয়োজন, যা সঠিকভাবে নির্দিষ্ট করে দেবে কী করা দরকার, কখন তা করতে হবে, প্রতিটি কাজের জন্য দায়ী কে এবং সবকিছু কতক্ষণ সময় নেবে। লাইভ হওয়ার আগে কর্মীদের অবশ্যই নতুন সফটওয়্যারের সব দিকের সঙ্গে হাতে-কলমে পরিচয় হওয়া দরকার। এমন প্রস্তুতির মাধ্যমে কর্মচারীরা প্রযুক্তির সঙ্গে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করবে যাতে করে ব্যস্ত সময়ে তারা পরিষেবা ধীর করে না দেয়। তদুপরি, যেসব কর্মীদের সিস্টেমের সম্পর্কে ভালো ধারণা আছে, তারা ক্রেতাদের প্রশ্নের উত্তর দিতে পারবেন দ্রুত, যেমন লেনদেনের বিবরণ, প্রত্যাবর্তন নীতি বা ক্রয় ইতিহাসের ভিত্তিতে পরিপূরক পণ্যের প্রস্তাব দিতে পারবেন।

নতুন পয়েন্ট-অফ-সেল সেটআপের সর্বোচ্চ সুবিধা পেতে জিনিসগুলো লক্ষ্য করা এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করা খুব গুরুত্বপূর্ণ। লেনদেনের সময় এবং সিস্টেমটি কতটা স্থিতিশীল তা মতো সংখ্যাগুলো দেখে সেখানে উন্নতির সম্ভাবনা খুঁজে বার করুন। দৈনিক ভিত্তিতে সিস্টেমটি ব্যবহার করে এমন ব্যক্তিদের (যারা সেখানে কাজ করেন বা কেনাকাটা করেন) মতামত সংগ্রহ করে সমস্যার সমাধান এবং কার্যক্ষমতা বৃদ্ধির জন্য মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি পাওয়া যায়। ক্রমাগত ছোট ছোট পরিবর্তন ব্যবসায়িক লক্ষ্য এবং গ্রাহকদের প্রত্যাশার সাথে সামঞ্জস্য রেখে পিওএস সিস্টেমটি মসৃণভাবে চালিত হতে সাহায্য করে। অনেক দোকানেই দেখা যায় যে নিয়মিত সমন্বয় করলে চেকআউটে বিরক্তি কমে এবং দোকানে আসা গ্রাহকদের সন্তুষ্টি বৃদ্ধি পায়।